Fallstudie: Eine Schnitzeljagd für 130 Mitarbeitende einer Big-Four-Firma in Berlin

Wenn ein Unternehmen mehr als hundert Leute nach Berlin bringt, muss das Teamevent mehreres gleichzeitig leisten: alle aus dem Besprechungsraum holen, ihnen die Stadt zeigen, Menschen mischen, die sonst nicht zusammenarbeiten – und sauber zwischen Mittagessen und Abendparty passen. Diese Fallstudie zeigt, wie wir eine Schnitzeljagd für 130 Mitarbeitende einer dänischen Big-Four-Prüfungs- und Beratungsgesellschaft aufgebaut haben, was sich der Kunde wünschte und was den Nachmittag gelingen ließ – geschrieben von Daniel, der an diesem Tag einer der drei Game Master war.

Das Event im Überblick

Der Auftrag

Im Dezember 2018 schickte uns die Eventorganisatorin des Kunden eine Anfrage: Rund 140 Kolleginnen und Kollegen würden im April nach Berlin reisen, den Vormittag in Meetings verbringen und wünschten sich für den Nachmittag „ein lustiges Teambuilding-Event in der Innenstadt“, am liebsten von 14 bis 17 Uhr. Die Gruppe wohnte in einem Hotel nahe dem Alexanderplatz.

In den folgenden Wochen prägten drei Wünsche das ganze Event:

• Ein kleines Gebiet. Die Teams sollten so nah beieinander spielen, dass sie sich während des Spiels immer wieder begegnen.
• Spaß zuerst. In den Worten der Organisatorin sollte es „nur Spaß machen, mit genug Zeit zum Lachen und für ein paar verrückte Selfies“.
• Siegerehrung am Abend. Das Unternehmen wollte eigene Preise besorgen und die Sieger beim Abendessen feiern, nicht direkt nach dem Spiel.

Wie wir geplant haben

Mit mehr als drei Monaten Vorlauf blieb Zeit, jedes Detail abzustimmen – das meiste per E-Mail, dazu ein Planungsgespräch.

Ein Detail zeigt, warum sich frühe Planung lohnt. Zunächst wollte die Gruppe in einer Bierhalle in Kreuzberg zu Mittag essen, ein Stück vom historischen Zentrum entfernt. Das Spiel hätte auch dort beginnen können, mit einer Etappe in öffentlichen Verkehrsmitteln – doch im Planungsgespräch schlugen wir stattdessen ein Restaurant direkt neben dem Brandenburger Tor vor. Die Gruppe aß dort zu Mittag, und die Schnitzeljagd startete zu Fuß am berühmtesten Wahrzeichen Berlins. Für Ihr eigenes Event zeigt unser Planungszeitplan, was Sie wann buchen sollten.

Wie wir das Spiel aufgebaut haben

• Ein kompaktes Spielgebiet. Die Route verlief im Dreieck zwischen Brandenburger Tor, Gendarmenmarkt und Checkpoint Charlie – dem Herzstück unserer Route Brandenburger Tor & Checkpoint Charlie. Mit mehr als 20 Teams auf engem Raum liefen sich die Gruppen ständig über den Weg, was den Wettbewerb zusätzlich anheizte.
• Kleine Teams, vor Ort eingeteilt. Die Organisatorin hatte eine Liste mit 24 Teams à 5–6 Personen vorbereitet. Um am Eventtag Zeit zu sparen, vereinbarten wir, die Gruppe direkt im Restaurant einzuteilen – beides funktioniert, aber mit einer Einteilung vor Ort kommen alle schneller in Bewegung.
• Punkte fürs Lachen, nicht nur fürs Wissen. Neben Fragen zu den Sehenswürdigkeiten und Rätseln gab es viele Punkte für kreative Fotoaufgaben – zum Beispiel ein Selfie des ganzen Teams, das seine Lieblingsfilmszene nachstellt.
• Eine Rangliste für den Abend. Statt einer Siegerehrung auf der Straße erstellten die Game Master eine Tabelle mit Punkten und Platzierung jedes Teams, damit das Unternehmen die besten Teams beim Abendessen mit eigenen Preisen feiern konnte.
• Drei Game Master. Einer leitete die Einweisung, und alle drei – darunter Daniel, der Autor dieses Artikels – waren auf der Route unterwegs, um den Teams zu helfen und die Energie hochzuhalten. Die Organisatorin gab den Game Mastern ihre Handynummer, damit sie sie den ganzen Tag über erreichen konnten.

Der Eventtag

Das Ergebnis

130 Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig in den Straßen von Berlin-Mitte, viel Gelächter, eine Galerie voller Teamfotos – und eine fertige Rangliste für die Abendparty. Ein paar Tage nach dem Event fasste die Organisatorin zusammen:

„Wir hatten eine tolle Zeit, danke! Die Leute hatten viel Spaß in der Stadt, und das war uns wichtig.“

Learnings für die Planung eines Events mit großer Gruppe

Was dieses Event gelingen ließ, gilt für fast jede Firmengruppe ab 50 Personen:

1. Früh anfangen. Dreieinhalb Monate ließen Raum für ein Planungsgespräch und mehrere Anpassungen. Für Gruppen über 50 Personen buchen Sie mindestens 2–3 Wochen im Voraus – früher, wenn Sie auch Hotels und Restaurants brauchen.
2. Das Spielgebiet kompakt halten. Viele Teams auf engem Raum sorgen für Energie und freundschaftliche Rivalität. Mehr dazu in unserem Ratgeber Teambuilding für große Gruppen in Berlin.
3. Das Mittagessen an den Startpunkt legen. Dank eines Restaurants neben dem Brandenburger Tor gab es keinen Transfer zwischen Essen und Spiel.
4. Dort enden, wo der Abend beginnt. Das Ziel am Hotel gab allen Zeit, sich vor dem Abendessen auszuruhen.
5. Festlegen, wo die Siegerehrung stattfindet. Sie kann direkt auf das Spiel folgen oder – wie hier – beim Abendessen stattfinden.
6. Die Teams nicht überplanen. Eine große Gruppe vor Ort einzuteilen geht oft schneller, als vorab eingeteilte Teammitglieder zusammenzusuchen.
7. Eine Ansprechperson für den Tag benennen. Eine Handynummer, die die Game Master kennen, hält die Kommunikation einfach.

Sie planen Teambuilding für Ihr Unternehmen in Berlin? Lesen Sie unseren Leitfaden für Firmenevents in Berlin oder senden Sie uns Datum und Gruppengröße für ein Sofort-Angebot.